Ontstress-tip van de week
Hoe zou je het vinden als de postbode om de paar minuten aan je
brievenbus staat te rammelen, omdat hij weer een papieren brief komt
bezorgen? Dan zou hij erg inefficiënt werken. En voor jou zou het erg storend zijn.
Is dit min of meer vergelijkbaar met jouw e-mailverkeer? Daar is zeker wat aan te doen.
Laat je niet elke minuut van de dag af- of verleiden om je e-mail te checken. Dat geeft veel onrust en maakt dat je inefficiënt bezig bent. Beter is het om twee of drie keer per dag je e-mail te checken en dan gelijk af te handelen.
Handel e-mails die minder dan twee minuten tijd kosten meteen af. Het afhandelen van e-mails die meer tijd kosten kun je beter voor later inplannen.
Ook kun bij het verzenden van e-mails rekening houden met de ontvanger. Realiseer je dat elke e-mail die jij stuurt weer een bericht is in de inbox van een ander.
Stel jezelf een paar vragen voordat je iemand een cc van een e-mail stuurt. Heeft je leidinggevende of collega de informatie uit het
bericht echt nodig? Kunnen ze er iets mee en waarom stuur je hen
eigenlijk een cc-tje? Weet je zeker dat je cc-tje wordt gelezen of dat
er iets mee wordt gedaan?
Benut de onderwerpregel goed: geef in het kort aan waar de e-mail over gaat. Dat maakt het terugzoeken met de zoekfunctie van het mailprogramma stukken gemakkelijker. Wijzig de onderwerpregel ook als de inhoud van je e-mail verandert bij een reply.
Wat je dit oplevert? Je hebt de regie over je e-mail in plaats van dat de mailbox jouw leven beheerst. En je hebt meer tijd om aan andere taken te besteden.
Lees ook:
> Haal meer voldoening uit je dag
> Geen slaaf meer van je inbox
De wekelijkse ontstress-tips worden verzorgd door vier professional organizers die samenwerken binnen Slim geregeld!. Bekijk hier de website van Slim geregeld!
Lees ook:Kies bewust een e-mailmoment
Lees ook:Val collega’s niet lastig met onduidelijke e-mails
Lees ook:GRATIS de laatste nieuwtjes in je mailbox
Lees ook:Ontstress-tip van de week
Lees ook:Looppbaanadvies van de week